Die Frage des PowerPoint-Formats

Ab und zu gehört es zu meinen Aufgaben, eine Vorlage für Word oder PowerPoint zu erstellen. Dabei stellt sich natürlich immer wieder die Frage des PowerPoint-Formats.

Die gelieferten Vorlagen, deren Inhalt tendentiell in die neuen Folien übertragen werden sollen hatten das Format 4:3.

Nun erscheint es mir zu Beginn des Jahres 2021 nicht mehr Zeitgemäß, eine Vorlage für eine Präsentation zu erstellen, die lediglich dieses klassische Format abdeckt, wenn alle Bildschirme immer mehr zum Breitbild tendieren.

Allerdings sind längst nicht alle Bildungseinrichtungen mit Beamern ausgestattet, die dieses Format unterstützen. Und ganz sicher nicht möchte ich Folien verkaufen, die dann nur winzig klein an die Wand projeziert werden können.

Die Frage des PowerPoint-Formats bestimmt das Widergabemedium

Responsives Webdesign wird in diesem Jahr zehn Jahre alt. Längst ist es weitverbreitet (“Standard” leider immer noch nicht), dass sich Webseiten an die Breite anpassen, die zur Verfügung steht.

Bei Fernsehbildern kennen einige es aus dem Broadcasting noch, dass das Format nicht immer passend zum Film eingestellt war und das Bild teilweise verzerrt angezeigt wurde.

Gruene Farbfläche mittig auf höherer schwarzer Farbfläche
Bildformat 4:3 mit 16:9-Fläche – oben und unten Platz verschenkt.

PowerPoint hat sich zwar – entgegen meiner Vermutung – in den letzten Jahren stark weiterentwickelt, basiert jedoch immer noch auf der händischen Platzierung von Elementen, ohne die Möglichkeit diese dynamisch an die Breite anzupassen.

Die Formate im Menü “Datei/Seite einrichten…”

Als Seitengröße1 bietet PowerPoint an:

Auffällig ist schon mal, dass die (in meiner PowerPoint Version – 16.45) genannten Größen alle nicht zu 100% stimmen können. Das scheint daran zu liegen, dass Standard-Ränder für Drucker abgezogen wurden. Es wird also nicht wie anderswo davon ausgegangen dass die Seiten beim Drucken skaliert werden, sondern es wird lieber vorsorglich das Format beschnitten.

An dieser Stelle möchte ich einwerfen: Ein Programm, das zur Präsentation von Folien über Bildschirme und Beamer gedacht ist meint also, dass es sehr wichtig ist, dass diese Folien (die hoffentlich nur sehr selten 1:1 ausgedruckt werden) im Druck in 100% der Größe abgebildet werden müssen. Als hätten Beamer und Bildschirme auch nur annähernd feste Größen. Nunja 2 .

Die berechneten Seitenverhältnisse zeigen, dass sieben der 13 Formate das gleiche Seitenverhältnis haben.

Die Format-Empfehlung von PowerPoint: Breitbild

Das von PowerPoint voreingestellte Seitenverhältnis beim Öffnen eines neuen Dokumentes ist das Format Breitbild3.

Ich habe vor, die Sache abzukürzen und einfach zu schauen, wie PowerPoint selbst damit umgeht, wenn eine Vorlage gewählt wurde und dann das Format geändert wird – ich mache einen Test mit einer der Designvorlagen.

Die Frage des PowerPoint-Formats wird, meinem Test nach zu urteilen von PowerPoint selbst nur bedingt beantwortet. Ich habe beim Ändern des Seitenformates festgestellt, dass zwar unterschiedliche Versionen eines Designs für unterschiedliche Seitenverhältnisse zur Verfügung stehen, bei späterer Änderung hingegen nur proportionale Skalierungen vorgenommen werden.

PowerPoint-Dialog zur Skalierung bei Formatwechsel
Die Frage des PowerPoint-Formats im Dialog in PowerPoint.

Zum Glück ist der Nullpunkt in PowerPoint mittig gesetzt, so dass meine Idee, die ich bisher in meinen eigenen, als PDF aus Indesign exportierten Folien nutze, funktioniert:

Ich werde das Design so anlegen, dass die Breite des Breitbildes für das Design, aber nur die Breite der Bildschirmpräsentation für den Inhalt genutzt wird. Dann wird die Datei in der Breitbild-Größe bearbeitet und bei Bedarf vor Ort für die Präsentation in Bildschirmpräsentation umgeschaltet.

Schmale gruene Farbfläche mittig auf schwarzer Farbfläche
Bildformat 16:9 mit 4:3-Fläche – der Platz links und rechts ist Design-Elementen vorgehalten. Inhalte werden nur auf dem grünen Bereich dargestellt.

Damit die Inhaltsgestaltung nicht regelmäßig über das Format hinaus geht lege ich Hilfslinien an, die in PowerPoint “Führungslinien” heißen 4.

Tipp: Die Führungslinien können über den Menüpunkt “Ansicht/Führungslinien” ein und ausgeblendet werden. Um eine neue Führungslinie hinzuzufügen wählen “Vertikale/Horizontale Führungslinie hinzufügen” aus dem Kontextmenü aus. Sollte der Punkt Führungslinien nicht im Kontextmenü auftauchen stellen Sie sicher, dass kein Element auf der Seite ausgewählt wurde.

Beim ersten Skalierungs-Test hab ich festgestellt, dass diese Führungslinien bei der Formatänderung nicht wie erwartet den gleichen Abstand zum Mittelpunkt haben, sondern zu den Seitenrändern. Dabei wird das Format beibehalten. Die Verschiebung ist also proportional zur Differenz der Formate. Daran ändert sich auch nichts, wenn Sie das Häkchen bei “Dynamische Führungslinien” deaktivieren.

Die Frage des PowerPoint-Formats hätten wir geklärt…

… jedoch folgt das Wichtigste zum Schluss: Die Skalierungsfrage stellt PowerPoint anscheinend nur so lange, bis ein mal im Dokument “Skalierung” ausgewählt wurde. Es ist also nötig, bei jedem Formatwechsel UNBEDINGT “Keine Skalierung” auszuwählen.

Das Format der Folien wird auch im Notizzettel-Master übernommen, der wiederum unabhängig von der Präsentation als PDF exportiert werden sollte. In welchem der beiden Formate hängt dann vom jeweiligen Design ab.

Fußnoten
  1. Die Angaben zur Breite und Höhe habe ich in der Liste so vertauscht, dass immer zuerst die Breite und dann die Höhe der Seite im Querformat angezeigt wird!
  2. Als Designerin fällt mir dazu nur ein: “Ich kann so nicht arbeiten!”
  3. Das Format Breitbild wird auch dann von Powerpoint verwendet, wenn ich zuvor bei dem Dokument das Format verändert habe
  4. Gruß an die Übersetzer!